答：把握会议有效时间，就要提前做好充分的准备。
1、提前通知，发议题、会议资料给参会者；
2、慎选参会人，人数要精干，不超过8人为最佳，选择与会议内容紧密相关、有想法、愿意讨论的人参加；
3、要有主持人，明确的讨论主题，会议开始就要设定输出成果；
4、主持人担起会议组织之责，牢记主题，保证集思广益，得出结论，达成目标；
5、指定会议记录人，做好会议记录。
开会时要做好会议纪要：
1、记录会议产生的精华；
2、记录会议结论，以及落实计划；
3、资料备查。